Vernieuwend verantwoorden: van pilot naar structurele aanpak

Waarom productieverantwoording anders moet

De jaarlijkse productieverantwoording legt een grote administratieve druk op zowel zorgaanbieders als gemeenten. Excelbestanden gaan heen en weer, verschillen worden laat ontdekt en accountants controleren achteraf wat eerder al duidelijk had kunnen zijn.

Met de vernieuwing van het landelijk accountantsprotocol, waarbij de verantwoordingsgrens wordt verhoogd naar €200.000 en later €300.000, ontstaat bovendien ruimte én noodzaak om het proces anders in te richten. Gemeenten hebben een alternatief nodig dat minder leunt op accountantsverklaringen en meer op inhoudelijke zekerheid.

Daar ligt de kans: niet minder verantwoorden, maar slimmer verantwoorden. Door eerder inzicht, minder handwerk en een doorlopend proces als uitgangspunt.

Samen met Gemeente Nissewaard en regio H5 (Delft, Rijswijk, Westland, Midden-Delfland en Pijnacker-Nootdorp) zijn we deze beweging afgelopen jaar gestart.

De pilot (verantwoording 2024): gemeentelijke data als vertrekpunt

In de verantwoording over 2024 hebben we het proces omgedraaid. Niet de aanbieder begint met het aanleveren van de Excel, maar dankzij het berichtenverkeer staan de cijfers vanuit de gemeente al klaar per 1 februari.

Aanbieders zien direct wat de gemeente heeft geregistreerd in de administratie en kunnen dit controleren, aanvullen en toelichten. Verschillen worden daarmee vroeg zichtbaar en bespreekbaar, in plaats van pas weken later.

Via het portaal van BasisBeeld:

• zetten gemeenten centraal de verantwoording klaar
• volgen zij de status per aanbieder
• sturen zij uitnodigingen en herinneringen

Verantwoording over 2025: centraliseren en minder foutgevoelig handwerk

Voor de verantwoording over 2025 is BasisBeeld verder ontwikkeld. Gemeente Krimpen aan den IJssel en Jeugdregio Rijnmond sloten zich aan, en het proces werd op drie punten verbeterd:

Automatische verwerking van Excelbestanden
Aanbieders uploaden hun eigen verantwoording en BasisBeeld leest de Excel automatisch uit, vergelijkt met gemeentelijke data en signaleert direct verschillen. Hierdoor zijn typefouten in productcodes bijvoorbeeld direct zichtbaar.

Centraal verantwoorden
Aanbieders verantwoorden centraal namens alle KvK's binnen hun organisatie en voor alle aangesloten gemeenten en regio's. Geen losse processen per gemeente meer.

Ondersteuning voor declaraties buiten het berichtenverkeer
Zorg die buiten het berichtenverkeer om is gegaan, zoals maatwerk, kan worden verantwoord.

2026 en verder: zekerheid zonder accountantsverklaring

Door de verhoging van de verantwoordingsgrens naar €300.000 ontvangt de gemeente voor steeds meer aanbieders geen accountantsverklaring meer. Samen met de aangesloten gemeenten werken we aan alternatieven die ook voor kleinere aanbieders voldoende zekerheid bieden over de geleverde zorg.

BasisBeeld ondersteunt de werkprocessen die samen een doorlopend dossier opbouwen. Aan het einde van het jaar is de benodigde zekerheid daarmee al verkregen, zonder dat een accountantsverklaring nodig is.

1. Contractmanagement
Aanbieders vullen een vragenlijst in en contractmanagers ontvangen suggesties ter voorbereiding van het gesprek. Notulen worden gedeeld en digitaal geparafeerd.

2. Toezicht
Toezicht zorgt voor gerichte opvolging van signalen en risico's, ondersteund door data.Het opvolgen van deze signalen is essentieel. Niet elk signaal wijst op een probleem, maar elk signaal verdient gepaste aandacht. Door bevindingen en acties vast te leggen, bouwt de gemeente een toezichtdossier op. Dat dossier maakt zichtbaar welke aanbieders structureel aandacht vragen, welke signalen zijn opgevolgd en wat de uitkomst was. Aan het einde van het jaar vormt dit dossier een belangrijk onderdeel van de zekerheid die de gemeente heeft over de geleverde zorg.

3. Kwaliteit & controle op levering
Via een doorlopende tevredenheidsmeting bij cliënten ontstaat een continu beeld van de geleverde zorg. Dit wordt aangevuld met cliënttevredenheid uit de verklaring van aanbieders en de opvolging van klachten.

Belrondes kunnen een waardevolle aanvulling zijn, maar zijn niet essentieel. Ze zijn het meest effectief als ze gericht worden ingezet daar waar zekerheid nog ontbreekt.

Samen naar een nieuwe standaard

De beweging is ingezet. Met de pilot hebben we laten zien dat het anders kan. In 2025 versnellen we met automatisering en opschaling. Daarna volgt de stap naar volledig continu verantwoorden.

Het resultaat: minder administratieve lasten, betere gesprekken en meer zekerheid over de geleverde zorg.