Arjen GoedegebureVerantwoording: Meer zekerheid, Minder administratieve lasten
Burgers en volksvertegenwoordigers moeten kunnen vertrouwen op de financiële verantwoording van gemeenten. Daarom controleert een accountant jaarlijks de jaarrekening. Het sociaal domein is daar een belangrijk onderdeel van, maar brengt veel administratieve lasten met zich mee.
Daarbij verandert de verantwoording. Het Ketenbureau i-Sociaal Domein vernieuwt het landelijk accountantsprotocol voor de Jeugdwet en de Wmo. De directe aanleiding is de verhoging van de omzetgrens waaronder aanbieders geen accountantsverklaring meer hoeven aan te leveren. Die grens stond jarenlang op € 125.000. Voor de verantwoording over 2025 is een tussenstap gemaakt naar € 200.000 en vanaf verantwoordingsjaar 2027, dus over kalenderjaar 2026, gaat de grens naar € 300.000.
Die hogere grens zorgt in eerste instantie voor meer onzekerheid. Een grote groep aanbieders hoeft straks geen accountantsverklaring meer aan te leveren en kan volstaan met een bestuursverklaring. Gemeenten en regio's moeten daardoor opnieuw nadenken over hoe ze omgaan met deze verandering.
Processen worden opnieuw onder de loep genomen en dit is gelijk een kans voor verbeteringen. In deze blog laten we zien hoe administratieve lasten voor zorgaanbieders en gemeenten verminderd kunnen worden. In de volgende blog laten we zien hoe de bedrijfsvoering en werkprocessen al ondersteunend zijn aan de controle.
De administratieve last
Wie de productieverantwoording van dichtbij kent, weet waar de uren in gaan zitten. Al voor het duiden van verschillen gaan er tientallen tot honderden uren zitten in het verzamelen van de productieverantwoording:
- Contactpersonen beheren bij tientallen of honderden aanbieders
- Herinneringen sturen
- Nabellen wie er nog niet is begonnen
- Uitzoeken in welke mailbox de verantwoording staat
- en welk Excelbestand nu de goede versie is
Pas als dat allemaal achter de rug is, begint het werk waar het eigenlijk om draait: verschillen tussen de cijfers van de gemeente en de aanbieder vinden en verklaren.
Van regio's wordt vaak nog meer gevraagd: de deelnemende gemeenten hebben de verantwoording nodig voor de voorlopige jaarrekening, waardoor regio's de verantwoording vaak al een maand eerder rond proberen te krijgen.
En die Excelbestanden zelf? Wat wij hebben gezien is dat ze exact het berichtenverkeer controleren, plus alle fouten die het handmatige proces met zich meebrengt. Een spelfout in een productcode, een verkeerd gekopieerde regel, een tabblad dat net anders is opgebouwd. Fouten die niets zeggen over de geleverde zorg, maar wel uren kosten om te vinden en te herstellen.
De vernieuwing van het protocol is dus hét moment om ook de administratieve last te verminderen van het hele proces.
Draai het om: zet de cijfers al klaar
De aanpak die we eerst met Nissewaard en de H5 hebben ontwikkeld is in de kern simpel. De gemeente of regio heeft via het berichtenverkeer al een compleet beeld van de toegewezen en gedeclareerde zorg, en zet de cijfers in het portaal alvast klaar. De aanbieder hoeft ze alleen nog te controleren en te accepteren, of aan te geven waar het anders zit. Zo trek je het gesprek over verschillen naar voren en weet je dit zo vroeg mogelijk.
Wat dit betekent voor aanbieders
Door dit centrale portaal kunnen aanbieders de indiening voor alle aangesloten gemeenten op één plek regelen, en zelfs namens verschillende bedrijven, bijvoorbeeld als een administratiekantoor de verantwoording verzorgt. Verantwoorden kan volledig zonder Excel: de klaargezette cijfers controleer en accepteer je direct in het portaal. En mocht een Excel nog een vast onderdeel zijn, dan is deze altijd te importeren of te exporteren. Een geïmporteerd bestand wordt automatisch vergeleken, zodat verschillen meteen zichtbaar zijn nog voordat er iets wordt ingediend.
Het effect: de tijd zit niet meer in formats, versies en mailwisselingen per gemeente, maar alleen nog in het verklaren van echte verschillen. Je kunt direct eventuele verschillen bespreken en het proces direct afronden, in plaats van pas in mei iets terug te horen.
Wat dit betekent voor gemeenten en regio's
Gemeenten zijn aan de productieverantwoording vaak tientallen tot honderden uren kwijt. Het grootste deel daarvan gaat niet naar de inhoud, maar naar het proces: contactpersonen bijhouden, uitvragen versturen, herinneren, nabellen en binnengekomen bestanden controleren. Met deze aanpak loopt dat vanzelf. Uitnodigen, herinneren en controleren gebeurt automatisch, en jij kunt direct aan de slag met de controles.
Je ziet per aanbieder de status: wie de uitvraag al heeft geopend, wie is gestart met invullen en wie klaar is. Herinneren gebeurt gericht in plaats van met een mail aan iedereen. Alle verschillen staan in één overzicht, zodat het gesprek met de aanbieder direct over de inhoud kan gaan. En alles is te exporteren, of je geeft de accountant direct toegang zodat die zelf kan meekijken.