Intensieve samenwerking met gemeente Veenendaal
We kijken met veel plezier terug op onze succesvolle pilot met Gemeente Veenendaal. Gedurende zes maanden hebben we in drie fasen intensief samengewerkt met de contractmanagers en toezichthouders voor Wmo om BasisBeeld te ontwikkelen, te testen en te verfijnen.
Tijdens de pilot kwamen we er steeds meer achter hoe afhankelijk deze rollen van elkaar zijn. Goed contractmanagement geeft toezichthouders de ruimte en tijd om zich te richten op de echt urgente signalen van fraude.
Efficiëntie en fraudepreventie: de eerste fase van de pilot
In de eerste fase hebben we een vragenlijst ontwikkeld die als basis dient voor efficiënt contractbeheer en toezicht. Om de administratieve lasten voor de aanbieders te verlichten en dubbel invoeren te voorkomen, waren zoveel mogelijk gegevens al vooraf ingevuld. Hiervoor zijn verschillende bronnen gebruikt, waaronder Stichting Inlichtingenbureau, Vektis, KvK en de Jaarverantwoording in de Zorg (CIBG).
Vervolgens hebben we deze vragenlijst getest met verschillende aanbieders om te leren hoe zij —op een zo eenvoudig en snel mogelijke manier— de verklaring over hun dienstverlening konden invullen.
Tegelijk hebben we de eerste stappen gezet richting het automatiseren van de verificatie van de aangeleverde gegevens door het aansluiten van interne gemeentelijke bronnen. Voordat we aanvingen met de werkelijke verwerking van gegevens, hebben we een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Gedurende de hele pilot hebben we samen met de functionaris gegevensbescherming en de privacy officer van de gemeente, deze DPIA verder bijgewerkt en de juiste mitigerende maatregelen getroffen.
Stap voor stap naar verbeterd contractmanagement in fase twee
In de tweede fase zijn we begonnen met het ontwikkelen van procesondersteuning voor het relatiebeheer voor de contractmanagers en hebben we alle aanbieders in BasisBeeld opgenomen en de administratieve analyses verder uitgebreid.
De ontwikkeling hield in dat we de hele cyclus van gesprekken voorbereiden, notuleren, actiepunten vastleggen en paraferen, stap voor stap zijn gaan testen.
Als basis voor de gespreksvoorbereiding werden de antwoorden uit de vragenlijst gebruikt. Dit leverde zoals verwacht niet alleen tijdsbesparing op, maar ook gerichtere vragen. Zo werden goede kwaliteiten onderstreept, maar werden afwijkingen ook direct aanleiding om aanbieders daar een toelichting op te laten geven.
Transparant relatiebeheer en kwaliteitslabel in fase drie
Ten slotte, in fase drie is de vragenlijst ingezet als de verklaring voor Wmo-aanbieders die standaard voor ieder contractgesprek met een aanbieder van zorg in natura (ZiN) ingevuld wordt.
In praktijk betekent dit voor zowel de aanbieder als de contractmanager een vereenvoudiging van het relatiebeheer. De aanbieder geeft alleen wijzigingen door in de verklaring en ziet vooraf de agenda zoals de contractmanager deze opstelt. Zo is voor beide partijen de voorbereiding transparant en het gesprek gericht op de kernzaken.
Ook is in deze fase intern getest met een kwaliteitslabel op basis van alle beschikbare verklaringen, administratieve bronnen, input van consulenten en toezichthouders, en het accountgesprek met de aanbieder.
Het label gebruikt net als het energielabel verschillende letters om de score weer te geven van een aanbieder. Het label geeft op basis van objectieve criteria aan hoe goed een aanbieder presteert op het gebied van rechtmatigheid, kwaliteit en tevredenheid. Naast de score levert het label ook direct verbeterpunten op die vervolgens besproken kunnen worden tijdens een accountgesprek.
Het succesvol doorlopen Impact Assessment Mensenrechten en Algoritmes (IAMA) was de kroon op onze samenwerking met Gemeente Veenendaal. In dit IAMA stond het gebruik van BasisBeeld om tot een kwaliteitslabel te komen voor zorgaanbieders centraal, en begeleid door experts vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken.
Besparingen in tijd en in Wmo-budget: de resultaten van de pilot
Na afloop van de pilot waren er meerdere successen behaald. Er waren structurele tijdsbesparingen aan de kant van contractmanagement per gesprek. En nog belangrijker: de eerste resultaten waren een besparing tot € 1,3 miljoen —gebaseerd op de correctie die in het declaratiegedrag van 28 aanbieders optrad, nadat contractmanagement effectief het gesprek is aangegaan over opvallend declaratiegedrag.
Samen verder: feestelijke ondertekening
Deze samenwerking wordt gevierd met een feestelijke ondertekening in Veenendaal. Het wordt een bijzonder moment, zeker nadat we deze zomer al onze eerste successen hebben kunnen delen tijdens het Overheid360-congres, waar we gezamenlijk een presentatie gaven.
De volgende pilot: samenwerking met gemeente Nissewaard
Inmiddels is de volgende pilot samen met de Gemeente Nissewaard al van start gegaan. Hier ligt de focus op procesondersteuning voor toezichthouders binnen de Wmo en Jeugdwet. Dit omvat niet alleen ondersteuning voor de registratie van meldingen en onderzoek, maar ook het volledig juridisch onderbouwen van de rechtmatigheidsonderzoeken.
Het onderstreept onze missie om fraude te verminderen, de kwaliteit voor de cliënten te verhogen en gemeenten te ondersteunen binnen de Wmo en de Jeugdwet.
